ECM para centralizar documentos, reduzir papel e garantir compliance em toda a operação.
Com a combinação da plataforma SoftExpert ECM e a consultoria ITINNOV, sua empresa passa a criar, capturar, gerenciar, armazenar e disponibilizar documentos de forma segura, rastreável e integrada aos processos de negócio.
• Menos tempo procurando documentos.
• Mais segurança e controle de acesso.
• Menos risco em auditorias e fiscalizações.
• Mais visibilidade sobre tudo que é crítico para o negócio.
Automotivo Manufatura Mineração & Metalurgia Engenharia & Construção
O que é Gestão de Conteúdo Empresarial (ECM)?
ECM é a abordagem para criar, capturar, organizar, armazenar, proteger, localizar e descartar documentos e registros ao longo de todo o seu ciclo de vida. Na prática, significa parar de depender de arquivos físicos, pastas em rede e e-mails dispersos para informações críticas do negócio.
- Centraliza documentos e registros em um único repositório corporativo.
- Controla versões, histórico de alterações e trilhas de auditoria.
- Define perfis de acesso por área, função, projeto ou contrato.
- Garante aderência a normas, políticas internas e requisitos regulatórios.
- Conecta documentos diretamente aos processos modelados em BPM.
A ITINNOV utiliza a plataforma SoftExpert ECM como base tecnológica, somando consultoria de processos, integração e sustentação contínua da solução.
Principais tipos de conteúdo tratados
O ECM cobre desde documentos transacionais de alto volume até registros estratégicos de longo prazo:
- Contratos, aditivos, acordos de confidencialidade (NDAs).
- Documentos fiscais, dossiês de clientes, cadastros e comprovantes.
- Especificações técnicas, desenhos, manuais, procedimentos e instruções.
- Laudos, relatórios ambientais, licenças, registros de segurança.
- Documentos de projetos, obras, mudanças de engenharia e registros de qualidade.
O que a solução ECM entrega na prática
A combinação SoftExpert ECM + ITINNOV reúne tecnologias e práticas de gestão para suportar todo o ciclo documental, do recebimento à eliminação, com automação, segurança e governança.
Digitalização, captura por e-mail, importação em massa e integração com sistemas legados, com indexação por metadados, códigos de barras e reconhecimento de caracteres (OCR).
Controle de versões, check-in/check-out, políticas de retenção e descarte, congelamento (hold) de registros e trilha de auditoria completa por documento.
Perfis de acesso por grupo e função, logs detalhados, suporte a requisitos de normas e legislações, com evidências centralizadas para auditorias internas e externas.
Pesquisa por metadados, conteúdo (full-text), filtros dinâmicos e pastas virtuais, permitindo encontrar rapidamente o documento certo entre milhares de registros.
Revisão, aprovação, anexos e comentários, com integração aos fluxos de trabalho de BPM para padronizar como os documentos são criados, revisados e liberados.
Conexão via APIs, serviços e conectores da suíte SoftExpert, permitindo acessar documentos diretamente a partir de sistemas como ERP, CRM, portais e aplicações próprias.
Como o ECM apoia cada vertical de negócio
A ITINNOV adapta a implementação do ECM ao contexto de cada indústria, combinando estrutura única de repositório com regras, metadados e fluxos específicos para cada operação.
Automotivo
• Organização de documentos de PPAP/APQP, desenhos, especificações técnicas e dossiês de fornecedores, com versões controladas e registros prontos para auditorias de montadoras.
• Integração com processos de qualidade (QMS), mudanças de engenharia e gestão de fornecedores, assegurando rastreabilidade ponta a ponta.
Manufatura
• Repositório único para ordens de produção, instruções de trabalho, procedimentos, fichas técnicas e registros de manutenção, conectado ao ERP.
• Suporte à padronização de processos e disseminação rápida de documentos atualizados para todas as plantas e turnos.
Mineração & Metalurgia
• Gestão de relatórios operacionais, laudos técnicos, licenças, documentos de segurança e registros ambientais com controle de prazos e renovações.
• Redução de risco em fiscalizações e auditorias por concentrar evidências e registros em um ambiente rastreável e seguro.
Engenharia & Construção
• Dossiês completos de obras e projetos: plantas, memoriais descritivos, RDOs, contratos, medições e registros fotográficos organizados por empreendimento.
• Acesso controlado para times de campo, contratados e clientes, facilitando colaboração e tomada de decisão durante todo o ciclo da obra.
Como estruturamos um projeto de ECM com SoftExpert
Mais do que instalar uma ferramenta, a ITINNOV conduz uma jornada estruturada que envolve pessoas, processos e tecnologia para garantir adoção real e resultados sustentáveis.
Mapeamos documentos críticos, fontes de conteúdo, repositórios atuais e riscos, além de entender como cada área consome e produz informação. A partir disso, definimos taxonomia, metadados, regras de acesso e integrações prioritárias.
Configuramos a solução ECM, criamos modelos de documentos, conectamos sistemas (ERP, BPM, portais) e definimos estratégias de digitalização e migração gradual, com foco em reduzir impacto operacional.
Capacitação dos times-chave, acompanhamento próximo dos primeiros ciclos de uso, ajustes finos em metadados e regras, além de roadmap para evoluir a solução com novos fluxos, integrações e verticais.
Quer entender como o ECM se encaixa na sua realidade?
Envie um resumo do seu cenário (volumes, áreas envolvidas, principais dores) e nosso time prepara uma visão orientativa de aplicação da solução ECM na sua operação.