A digitalização é o processo de transformar um documento físico – ou seja, um papel – em um documento eletrônico, como um arquivo PDF.

 

A desmaterialização de documentos é a transição de um processo que utiliza papel para um processo 100% eletrônico.

 

Desta forma, em vez de criar documentos físicos e digitalizar em seguida, tudo é feito desde a origem no meio eletrônico. O objetivo é diminuir e ir acabando com a necessidade da geração do papel assim proporcionando e otimizando os processos dentro das empresas.

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A digitalização de documentos realizado pela ITINNOV é dividida em fases/partes, com isso garantido o cumprimento e sua perfeita implementação, são elas;

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1 - Planejamento

Antes de começar a digitalização, é preciso ter em mente de que maneira os documentos serão digitalizados e armazenados.

A captura dos documentos será centralizada ou descentralizada?

Os documentos ficarão armazenados na nuvem ou em servidores locais?

Como se dará o acesso a esses documentos após a digitalização?

Todas estas questões devem ser bem esclarecidas para que não haja nenhum problema nas etapas seguintes.

 

2 - Preparação dos Documentos

Todos os documentos físicos que serão digitalizados devem ser separados e agrupados por temas ou categorias para facilitar a organização e busca. Na etapa da preparação, clipes, grampos e outros elementos que possam danificar o scanner devem ser retirados.

Uma limpeza suave em documentos mais antigos talvez seja necessária para garantir a qualidade e legibilidade das informações após a digitalização.

 

3 - Digitalização de Documentos

Após a preparação, os documentos são colocados em scanners de alta qualidade para que sejam criadas cópias digitais fidedignas às originais, mas com tamanho de arquivo menor e maior resolução da imagem. É a digitalização acontecendo de fato! Como o tamanho dos documentos pode variar, é preciso ter certeza de que o scanner se adequa às necessidades de cada documento.

A qualidade da resolução desejada também influencia a hospedagem dos documentos digitalizados, portanto, é preciso pensar com antecedência como esses documentos serão armazenados.

 

4 - Controle de Qualidade

Por mais que você utilize um scanner de qualidade e tenha todo o cuidado na hora da digitalização, alguns erros ainda podem acontecer e, com isso, ocorrer arquivos defeituosos com manchas e riscos, por exemplo.

Portanto, após digitalizar os documentos, é recomendado que os mesmos passem por um controle de qualidade para atestar que as cópias estão legíveis e em boa definição.

 

5 - Indexação

Os documentos já foram digitalizados e a qualidade foi comprovada? Então, é hora de gravar os documentos no local em que serão armazenados, organizando-os da melhor maneira possível para que possam ser localizados facilmente. Geralmente os documentos são salvos com nomes, datas, seções e outras informações importantes que permitam serem melhor localizados pelos mecanismos de busca da gestão eletrônica de documentos.

 

6 - Disponibilização

Agora que os documentos foram digitalizados e armazenados, é hora de disponibilizá-los para os clientes. Com um sistema de gestão eletrônica de documentos, os usuários podem acessar e consultar os documentos de sua empresa com muito mais facilidade, segurança e agilidade.